Kā uzrakstīt e-pastu, kas faktiski saņems atbildi

{h1}


Kā rakstīt e-pastu?

Ko tālāk? Ziņa par to, kā sasiet kurpes?


Es zinu, es zinu. E-pasts ir tik izplatīta mūsu dzīves sastāvdaļa, ka jūs domājat, ka cilvēkiem to dabiski patiks.

Bet, saņemot tūkstošiem e-pastu pēdējo četru gadu laikā, es varu droši teikt, ka biežums ne vienmēr rada prasmi. Tas ir teikt: daudzi cilvēki tur ir diezgan nejēdzīgi par to, kā izveidot labu e-pastu. Pat tie, kas pieņemti par profesionāliem PR pārstāvjiem!


Neatkarīgi no tā, cik vienkārša ir dzīves prasme, tā jums joprojām ir jāapgūst. Diemžēl neviens, šķiet, nemāca jauniešiem efektīvas e-pasta sastāvdaļas, neskatoties uz to, ka tas veido mūsdienu komunikācijas mugurkaulu. Zināšanas par to, kā rakstīt labu e-pastu - tādu, kas faktiski saņems atbildi, ir izšķiroša jūsu panākumiem: tas var mainīt to, vai jūs saņemat darbu, atrodat mentoru, saņemat finansējumu idejai vai saņemat potenciāli dzīvi -maina padomu.



Redzat, ka katrs e-pasts būtībā ir piķis, pat ja jūs burtiski nepārdodat biznesa ideju. Tas, ko jūs vērtējat, ir ideja, uz kuru jums ir vērts atbildēt - un tā var būt grūta pārdošana. Persona, kurai rakstāt, katru dienu var saņemt desmitiem, pat simtiem e-pasta ziņojumu, un viņš nevar katram e-pastam piešķirt vienādu laiku un uzmanību. Tātad tāpat kā klātienē, šie cilvēki izstrādā veidus, kā sadalīt savus e-pastus divos ierakstos - tajos, kuri saņem atbildi, un tiem, kuri tiek izmesti uz miskastes mapi. Tas, kas nosaka maršrutu, uz kuru jūs nokļūstat piltuvē, ir tas, vai jūs pacelat kādu no saņēmēja sarkanajiem karogiem; e-pasts var būt pirmais iespaids ar kādu, un, tā kā saņēmējam nav daudz ko darīt, viņš vai viņa meklēs mazas, smalkas norādes par to, vai viņiem ir jāsit atbildi vai dzēst. Šie sarkanie karodziņi var būt patiešām mazas lietas - lietas, kas jums var šķist ne visai taisnīgas, taču viņi droši vien ir atraduši, ka 8 no 10 cilvēkiem, kuriem piemīt šīs īpašības, nav vērts reaģēt, jo tas galu galā ir izšķērdība viņu laika.


Emuārs Think Simple Now paveica lielisku darbu, izklāstot veidu, kā e-pasta sūtītājam un e-pasta adresātam ir ļoti atšķirīgas perspektīvas:

Vērojot uztvērēju


  • Tiek saņemts daudz e-pasta ziņojumu.
  • Var saņemt komplimentus regulāri, ja viņi ir sabiedrisks darbinieks.
  • Regulāri tiek uzdots standarta jautājumu un labumu kopums.
  • Nav daudz brīva laika.
  • Nav iebildumu jums palīdzēt, ja tas ir ātri.

Nosūtītāja novērošana

  • Ilgu laiku pavada, izstrādājot “perfektu” (- ilgi) e-pastu.
  • Uzskata, ka viņu lūgums ir oriģināls, unikāls un īpašs.
  • Uzskata, ka viņi ir pirmie, kas prasa šādas labvēlības.
  • Nevar iedomāties, kāpēc kāds viņus novērsīs.
  • Vēlas izstāstīt visu stāstu, izskaidrot no katra rakursa, lai klausītājs varētu saprast viņu viedokli.

Galvenais, lai saņemtu atbildi uz savu e-pastu, ir iejusties saņēmēja apavos un atbilstoši pielāgot savu e-pastu. Kā tu to dari? Labāk zemāk mēs izklāstām dažas lietas, kuras mēs meklējam, lai noteiktu, vai e-pasts ir atbildes vērts. Tagad šī valoda var šķist nedaudz skarba. Bet tas nav viena cilvēka personīgais lolojums - tās ir tās pašas lietas, ko uzņēmumu īpašnieki, aģenti un laikrakstu redaktori man ir teikuši, ka viņi izmanto, vērtējot savus e-pastus; šīs ir lietas, ko ļaudis jau saka aiz muguras, un nav lietderīgi to paturēt no cilvēkiem, lai būtu 'jauki'.


Piezīme. Šīs vadlīnijas attiecas tikai uz e-pastiem, kurus rakstāt, kad cerat uz kaut ko no saņēmēja, pat ja tā ir tikai atbilde. Ja jūs vienkārši aizkavējat ātru piezīmi, lai nodotu informāciju vai dalītos atzinībā, vai sarunājaties ar kādu, kuru jūs ļoti pazīstat, noteikumiem tiešām nav lielas nozīmes.

Cieniet saņēmēja laiku un pārliecinieties, vai e-pasts ir pat nepieciešams. Visu laiks ir dārgs. Nosūtot e-pastu, jūs sakāt: “Tas, kas man jāsaka, ir vērts piecas minūtes laika, ko jūs varat pavadīt savam biznesam vai kopā ar ģimeni.”


Tāpēc netērējiet saņēmēja laiku ar jautājumu, kuru varat pats izdomāt. Izmantojiet zināmu pašpaļāvību! Esmu pārsteigts par saņemto jautājumu skaitu, uz kuriem viegli varētu atbildēt ar 10 sekunžu meklēšanu Google tīklā (patiesi, ir vilinoši atbildēt ar “Ļaujiet man to griezt jums ...”). Kad esat izsmēlis Google, meklējiet personas vietni. Apskatiet viņu iepriekšējos rakstus, viņu FAQ un viņu lapu.

AoM mēs pieņemam viesu ziņojumu iesniegumus, un tieši virs mūsu kontaktlodziņa mums ir saite uz lapu “Rakstīt AoM”, kurā aprakstītas visas mūsu viesu norīkošanas vadlīnijas, no kurām viena ir:

Iesniedziet savu viesu ziņu, izmantojot zemāk esošo veidlapu. Nesūtiet mums e-pastu, vaicājot, vai varat rakstīt mums. Tas vienkārši tiks izdzēsts. Ja vēlaties rakstīt viesa ziņu, uzrakstiet to un iesniedziet, izmantojot šajā lapā esošo veidlapu. ”

Un tomēr dienu no dienas mēs joprojām saņemam e-pastus no puišiem, kuri saka: “Sveiki! Es domāju, vai es varētu uzrakstīt viesa ierakstu jums. ” Es mēdzu joprojām atbildēt uz šiem e-pasta ziņojumiem, taču es atklāju, ka arī 9 no 10 cilvēkiem, kuriem nevarēja traucēt lasīt instrukcijas, nevarēja uzrakstīt labu viesu ierakstu.

Sāciet ar sveicienu. Sākot tieši ar e-pasta pirmo teikumu, jūs izklausāties pēkšņi. Tā vietā sāciet ar vārdu “Dārgais ____” (lai iegūtu formālāku e-pastu), vai “Sveiki, _____”, lai iegūtu neformālāku e-pastu. Bet ne “Hey ____”, ja vien jūs jau neesat izveidojis saiti un vēsturi ar saņēmēju.

Es domāju, ka tendence atstāt sveicienu ir visspēcīgākā, ja ziņojuma iesniegšanai izmantojat kontaktu veidlapu. Tomēr ņemiet vērā, ka pat tad, ja izmantojat kontaktpersonas veidlapu, tā nonāk personas iesūtnē līdzīgi kā jebkura cita e-pasta adrese.

Pareizi ievadiet savu e-pasta adresi kontakta formā. Tas, iespējams, šķiet pilnīgs neuzmanība. Bet cilvēki man lūgs padomu, es 20 minūtes pavadīšu, domājot par viņu jautājumu un uzrakstot pārdomātu atbildi, un tad, kad es nospiedīšu nosūtīt, es saņemšu paziņojumu par piegādes kļūmi. Arg! Tās ir 20 minūtes manā dzīvē, kuras es vairs neatgriezīšos.

Adresējiet e-pastu konkrētai (-ām) personai (-ām). Dariet visu iespējamo, lai uzzinātu tās personas vārdu, kura lasīs e-pastu, nevis teiksit tikai “Hei visiem” vai “Kam tas var radīt bažas”. Lietojot personas vārdu, tiek veidota saikne, jo tas padara jūsu ziņojumu personiskāku un mazāk līdzīgu mēstulēm. Ja atbildīgi ir pāris cilvēki, adresējiet e-pastu abiem. Tā kā mēs ar Keitu kopīgi pārvaldām vietni, cilvēki, kuri savus jautājumus adresē “Brett and Kate”, nevis tikai “Brett”, automātiski iegūst papildu punktus.

Uzrakstiet adresāta vārdu pareizi. Atkal, bez prāta, vai ne? Tomēr mēs visu laiku saņemam e-pastus, kas adresēti “Brent and Kay”. Nepareiza vārda uzrakstīšana nogalina jūsu saikni ar adresātu, pirms viņš pat nav izlasījis jūsu e-pasta tekstu. Saņēmējam tiek teikts, ka vai nu jūs daudz nezināt par viņiem, vai arī neesat ļoti orientēts uz detaļām. Un, ja jūs sekojat pareizrakstības kļūdai, sakot: 'Es esmu tik liels jūsu ventilators', jūs esat diezgan nevīžīgs.

Pirms ķeraties pie lietas, izveidojiet mazliet saikni. Tāpat kā iekšā jebkura veida piķis, pirms vēlaties sākt uzņēmējdarbību, vēlaties izveidot mazliet saikni ar personu. Tas ļauj jūsu e-pasta adresātam nedaudz vairāk patikt jums, dzirdēt jūs un vēlēties jums palīdzēt. Saglabājiet to īsu un autentisku. Šeit ir daži reporta veidošanas ievadu piemēri:

“Es esmu uzticīgs fans, kurš trīs gadus lasa jūsu vietni. AoM dēļ es tagad lietoju Džeimsa Bonda dušas, skūstu ar drošības skuvekli un katru nedēļu rakstu mīlas piezīmes savai sievai. ”

“Pēdējos 20 gadus esmu bijis Jim’s Sporting Goods klients. Mans tētis man tur nopirka manu pirmo dūraiņu, kad man bija 7 gadi. ”

“Esmu ļoti cienītājs jūsu pētījumos par gaudojošo pērtiķi. Lasot jūsu grāmatu, man radās vēlme nākt uz šo universitāti un bioloģijas specialitāti. Tāpēc es jums šodien rakstu ... ”

'Kā līdzcilvēks Austinā ...'

Kaut kas, ko pēdējā laikā ievēroju PR cilvēkus, ir teikt kaut ko līdzīgu: “Jums ir lieliska vietne. Man ļoti patika [raksts, kuru es pirms kādas minūtes nepārprotami nopirku no pirmās lapas]. ” Kad pārskatu veidošana acīmredzami ir viltus, tā atgriežas. Jūs vēlaties pateikt kaut ko tik specifisku, ka saņēmējs zina, ka nesūtāt tieši to pašu vispārīgo ziņojumu daudziem citiem cilvēkiem un ka jūsu interese par viņiem ir patiesa.

Saglabājiet to īsi un precīzi. Atkal katra cilvēka laiks ir vērtīgs. Nesūtiet kādam teksta sienu. Nedodiet viņiem savu dzīvesstāstu. Pārejiet pie lietas pēc iespējas mazāk teikumos. Jūs varētu domāt, ka, sniedzot saņēmējam pēc iespējas detalizētāku informāciju, būs lielāka iespēja, ka viņš vai viņa jums atbildēs, taču ir tieši otrādi. Milzīgs teksta bloks liek saņēmējam justies nomāktam; viņi drīzāk to vienkārši izdzēš, nekā nodarbojas ar desmit minūtēm, lai lasītu un sagremotu jūsu tomu. Ja jūsu ideja nav pietiekami interesanta, lai greifers kādu tikai dažos teikumos, jums ir jāstrādā pie savas idejas, un, ja vajadzīgajam padomam ir nepieciešami vairāki punkti, lai tos izskaidrotu, jums vispirms ir vai nu pašam jāveic vairāk pētījumu, vai arī tas vienkārši ir nav jautājums, kuru jums vajadzētu uzdot svešiniekam internetā.

Padariet savu pieprasījumu kristāldzidru. Pat ja vēlaties, lai e-pasts būtu īss, pārliecinieties, ka visu, ko jūs cerat saņemt no adresāta, dariet pēc iespējas skaidrāku un precīzāku.

Šis ir mans vismazāk iemīļotais e-pasta veids:

Sveiks, AoM:

Man ļoti patīk jūsu vietne. Man šķiet, ka tas ir lieliski piemērots mūsu darbam. Mums vajadzētu veidot kaut kādas partnerattiecības vai kaut ko citu. Kādas ir jūsu idejas, kā mēs to varam izdarīt?

Ar cieņu

Neskaidrs Vinnijs

Protams, man nav ideju par to, kā mēs varam strādāt kopā ... jūs tikko ienācāt manā prātā pirms desmit sekundēm! Ja jūs sazinās Es, jūsu pienākums ir apskatīt to, kādas lietas mēs jau darām, un pēc tam nākt klajā ar ideju, kas, jūsuprāt, mums varētu patikt - skaidrs, konkrēts priekšlikums. Piešķiriet saņēmējam piķi, uz kuru viņi var pateikt jā vai nē. Ja uzdodat jautājumu, padariet to pēc iespējas konkrētāku, uz kuru saņēmēja atbildēšana neaizņems daudz laika.

Jo īsāks ir jūsu e-pasts un jo vieglāk saņēmējam ir atbildēt uz jūsu jautājumu, jo lielāka ir iespēja, ka saņemsit atbildi.

Neesi ķircinātājs. Tagad par manu otru vismazāk iecienīto e-pastu:

Sveiki, Brett un Kate-

Man ir lieliska ideja, kas var palīdzēt uzlabot jūsu vietni. Rakstiet man atpakaļ, ja vēlaties dzirdēt vairāk!

BUČAS UN APSKĀVIENI-

Huckstering Harijs

Kāpēc es tērēju savu laiku, rakstot jums atpakaļ, ja nezinu, vai mani vispār interesē jūsu ideja? Automātiska dzēšana.

Ja jums ir vietne, izveidojiet saiti uz to. Nestāstiet man par savu emuāru vai vietni bez saites uz to. Es zinu, ka man vajadzēs tikai 5 sekundes, lai Google meklētu jūsu biznesu, taču es to nedarīšu. Tas ir tikai viens no šiem darījumu lauzējiem. Padariet lietas saņēmējam pēc iespējas vieglākas.

Kad izveidojat saiti uz savu vietni, pārliecinieties, vai tā darbojas un darbojas! Daudzas reizes cilvēki ir norādījuši mani uz savu vietni, un, kad es uz tās noklikšķināju, vietne nebija paredzēta apkopes dēļ. Dzēst.

NELIETOJIET VISUS CAPS. Trakā cilvēka universālā zīme. Izmantojot visus CAPS, šķiet, ka jūs kliedzat. Automātiska dzēšana.

vai visi mazie burti. Jā, es zinu, ka ir 2012. gads, un lielie burti ir tik 20th gadsimtā. Un varbūt kādreiz pasaules jaunieši piecelsies un pilnībā atcels lielos burtus. Bet līdz tam, kad jums ir darīšana ar tādiem 29 gadus veciem geezeriem kā es, jums vajadzētu rakstīt ar lielajiem burtiem lietas, kas jāraksta ar lielajiem burtiem, pretējā gadījumā jūs šķietat slinki un nepieklājīgi. Ja jūs nevarat apgrūtināt laiku, lai nospiediet Shift taustiņu tālrunī, es nevaru uztraukties uztvert jūsu e-pastu tikpat nopietni kā citu cilvēku. Es zinu, ka tas nav godīgi, bet 8/10 e-pasta ziņojumi no cilvēkiem, kuri neizmanto lielos burtus, patiesībā ir diezgan nepieklājīgi e-pasta ziņojumi.

Korektūras un pareizrakstības pārbaude. Pāris reizes izlasiet e-pastu, lai pārliecinātos, ka viss ir pareizi. Atcerieties, ka šis ir jūsu pirmais iespaids ar kādu cilvēku - padariet to labu. Es zinu laikraksta redaktori, kura izmet preses relīzi, tiklīdz ierauga kļūdu. Personīgi es nemeklēju pilnību - es domāju, ka daži no maniem e-pastiem, tos sūtot, bija nevainojami, lai vēlāk tos apskatītu un redzētu rupjas kļūdas. Bet dariet visu iespējamo, un vismaz pareizi uzrakstiet saņēmējam svarīgus vārdus. 'Es gribu rakstīt par vīrišķību' jūs neaizvedīsit ļoti tālu.

Aizveriet ar valedikciju. Beidzot ziņu bez lūguma un jūsu vārda, jūs šķietat brusks. Aizveriet ar “Ar cieņu _____” vai “Labākais __________”.

Atgrieziet labvēlību. Ja kāds prasa laiku no savas dienas, lai piedāvātu jums bezmaksas padomus, dariet visu iespējamo, lai atbalstītu viņu vietni vai biznesu! Piemēram, ja kāds vada apavu emuāru un pārdod arī apavus, un jūs viņam uzdodat visādus jautājumus par to, kādus apavus ar ko valkāt, un viņš jums laipni atbild, tad pērciet apavus pie viņa! Tikai ķīlis lūdz padomu mazā uzņēmuma īpašniekam, kurš ir gatavs ar viņu sarunāties, un pēc tam aizved savu biznesu uz kādu milzīgu bezpersonisku vietni, lai ietaupītu dažus dolārus.

Pēcpārbaude vienreiz. Bet tikai vienu reizi. Ja jūs joprojām nesaņemat atbildi, viņi viņus neinteresē.